Sumber daya data (tentang database) -Sistem Informasi Manajemen-

Mengelola Sumber Daya DAta

            Manajemen sumber daya data yaitu sebuah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi seperti manajemen database, gudang data dan alat manajemendata lainnya dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi.

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya perusahaan akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pengguna/pemakai.    

        Kegiatan Manajemen data :

a.             Pengumpulan Data b.            Integritas dan pengujian c.             Penyimpanan d.            Pemeliharaan

e.             Keamanan f.             Organisasi g.            Pengambilan.

Dasar-Dasar Konsep Data

Kerangka kerja Konseptual dari beberapa tingkat data telah dibentuk hingga membedakan antara berbagai kelompok, atau elemen yang berbeda dari data. Terdapat berbagai macam konsep dasar mengenai bagaimana data diatur dalam system informasi. Data secara logis dapat diatur kedalam berbagai macam karakter , field , catatan , file dan database , seperti tulisan yang dapat diatur dalam huruf, kata, kalimat, paragraph dan dokumen.

1. Karakter

Merupakan elemen logis suatu data yang terdiri dari sebuah huruf, angka atau symbol lainnya.

2. Field

Merupakan sekelompok karakter yang saling berhubungan. Field data mewakili suatu Atribut (Attribute) dari beberapa entitas.

3. Records ( Catatan )

Merupakan hirarki setingkat lebih tinggi dari elemen data. Satu record terdiri dari semua elemen data (field) yang berhubungan dengan obyek atau kegiatan tertentu.

4. File

kumpulan record data yang berhubungan dengan suatu subyek tertentu.

5. Database

Kumpulan terintegrasi dari data yang secara logika saling berhubungan. Mengkonsolidasikan berbagai catatan yang disimpan dalam file-file terpisah.

2

Jenis-Jenis Database

Ada berbagai macam database , seperti

1. Database Operasional, berisi tentang data-data yang dibutuhkan dalam proses bisnis ( Database yang berisi nama-nama pelanggan ) selain itu database ini juga disebut sebagai Subjek Area Database, Transaction Database serta Production Database.

Contoh:

Database pelanggan, database sumber daya manusia, database persediaan.

2. Database Terdistribusi bertempat dalam server di jaringan World Wide Web, Intranet dan Extranet perusahaan, atau di jaringan perusahaan lain.

3. Database Eksternal tersedia secara gratis dari berbagai layanan komersial online, dan dengan atau tanpa biaya dari banyak sumber di World Wide Web. Data tersedia dalam bentuk statistik mengenai aktivitas ekonomi dan demografis dari bank data statistik.

4. Database Hipermedia rangkaian dari berbagai multimedia yang saling berhubungan dari sebuah situs web adalah database dari berbagai elemen halaman hypermedia yang saling berhubungan, bukan merupakan catatan data yang saling berhubungan.

Pemrosesan File Secara Tradisional

Masalah-masalah dalam pemrosesan file:

1. Penumpukan Data

Duplikasi data yang berlebihan dapat menyebabkan masalah ketika data harus diperbarui karena program pemeliharaan file yang terpisah harus dikembangkan dan dikoordinasikan untuk memastikan bahwa file diperbaharui dengan benar.

2. Kurangnya integrasi data

Program computer khusus harus ditulis untuk menarik data dari setiap file yang independent. Hal ini akan menyulitkan,memakan waktu dan mahal untuk pemakai akhr atau manajemen informasi tersebut.

3. Ketergantungan Data

Perubahan dalam format dan struktur data menggunakan catatan file. Uaha pemeliharaan ini adalah beban besar dalam sistem pemrosesan file.

3

Pendekatan Manajemen Database

Perangkat lunak yang mengatur dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit disebut DBMS (database management system).

 Pengembangan DBMS berfokus pada pasar komputer mikro dan telah menerapkan struktur relasional. Microsoft Access adalah suatu contoh sistem manajemen database relasional untuk komputer mikro.

            Tiga fungsi dasar dari sistem manajemen database adalah :

1. untuk membuat database baru dan aplikasi database.
2. memelihara kualitas data dalam database organisasi
3. menggunakan database organisasi untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai akhir.

Menciptakan Database

Proses menciptakan database mencakup tiga tahap, yaitu menentukan kebutuhan data, menjelaskan data, dan memasukkan data ke dalam database.

a.       Menentukan kebutuhan data.

Mendefenisikan kebutuhan data adalah langkah kunci dalam CBIS. Ada dua pendekatan dalam tahap ini yaitu pendekatan berorientasi proses dengan cara mengikuti langkah-langkah yang telah ditetapkan yaitu mendefinisikan masalah, menetapkan data untuk diproses sebagai informasi  kemudian mendefinisikan informasi yang diperlukan selanjutnya memproses dan mengolah informasi, dan proses terakhir adalah  mengambil keputusan dalam pemecahan masalah. Yang  kedua adalah pendekatan model perusahaan. Pendekatan ini untuk mengatasi kelemahan pendekatan yang pertama (sukar mengaitkan data suatu sistem ke data sistem lain). Oleh karenanya diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam database.

4

b.      Menjelaskan data.

Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, maka elemen data tersebut dijelaskan dalam bentuk kamus data (data dictionary). Kamus data adalah suatu ensiklopedi dari informasi yang berkenaan dengan data organisasi/perusahaan, dan penjelasan ini dikomunikasikan kepada komputer melalui data description language - DDL, yang menghasilkan skema. Subskema mencerminkan kebutuhan para pemakai individual.

c.  Memasukkan data.

Setelah skema dan subskema diciptakan data dapat dimasukkan kedalam database. Hal ini dapat dilakukan dengan memasukkan data langsung ke dalam DBMS, membaca data dari pita atau piringan atau menscan data secara optis. Data siap untuk digunakan setelah berada dalam database.

Menggunakan Database

Pemakai database dapat berupa orang atau program aplikasi. Orang biasanya menggunakan database dari terminal dan mengambil data dan informasi dengan menggunakan query language. Query adalah permintaan informasi dari database, dan query language adalah bahasa khusus yang user friendly yang memungkinkan komputer menjawab query.

Tujuh langkah dalam DBMS :

a.        Data Manipulation Language (DML)  menentukan DBMS data apa yang diperlukan.

b.        DBMS memeriksa skema dan subskema untuk menguji bahwa data ada dalam database.

c.        DBMS meneruskan permintaan data ke sistem operasi.

d.       DBMS mengambil data dan memasukkannya ke dalam area penyimpanan buffer khusus dalam penyimpanan primer.

e.         Data tersebut ditransfer ke dalam area input program aplikasi.

f.         DBMS mengembalikan pengendalian ke program aplikasi.

g.        Program aplikasi menggunakan data.

5

Pengelola database

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut pengelola database (DataBase Administrator, DBA ). DBA mempunyai tugas utama, yaitu perencanaan, penerapan, operasi dan keamanan.

a.        Perencanaan database mencakup sama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema dan subskema. DBA berperan penting dalam memilih DBMS.

b.       Penerapan database terdiri dari menciptakan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.

c.        Operasi database mencakup menawarkan program pendidikan kepada pemakai database dan menyediakan bantuan saat diperlukan.

d.       Keamanan database meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistik yang disediakan DBMS. Selain itu, DBA memastikan bahwa database tetap aman.

6

Menempatkan Database dan DBMS dalam Perspektif.

DBMS memungkinkan untuk menciptakan database dalam penyimpanan akses langsung komputer memelihara isinya dan menyediakan isi tersebut bagi pemakai tanpa pemrograman khusus yang mahal.

Keuntungan DBMS :

a.             Mengurangi pengulangan data.

b.            Mencapai independensi data.

c.             Mengintegrasikan data dari beberapa file.

d.            Mengambil data dan informasi secara cepat.

e.             Meningkatkan keamanan.

      Kerugian DBMS :

a.             Memperoleh perangkat lunak yang mahal.

b.            Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar.

c.             Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA.

Database terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat mutlak untuk pemecahan masalah. Namun mereka memberikan dasar-dasar penggunaan komputer sebagai suatu sistem informasi bagi para spesialis informasi dan pemakai.